1. MARCO TEORICO Y PROPOSITO DE CONTROL
Definición
del Control: El control es proceso que consiste
en vigilar el proceso basándose en los objetivos y normas obtenidos de la
planeación. El control cierra el ciclo de los procesos gerenciales pues
relaciona el progreso o avance real con el que se previó al momento de la
planeación. La realización de informes, comparaciones o evaluación del avance
constituyen el fundamento para intervenir, hacer ajustes, replanear o aplicar
otras medidas correctivas.
1.1 Propósito y Naturaleza del control
El propósito y
la naturaleza del control podrían resumirse en los siguientes principios:
ü Principio del propósito
del control. La
tarea del control es garantizar que los planes tengan éxito al detectar
desviaciones de los mismos y ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de
corregir desviaciones indeseadas, reales o potenciales.
ü Principio de los
controles dirigidos al futuro. Dadas las diferencias de tiempo en el sistema
total de control, cuanto más se base un sistema de control en la corrección
anticipante más que en la simple retroalimentación de la información, mayor
oportunidades tendrán los gerentes de prever desviaciones indeseadas de los
planes y tomar medidas a tiempo para evitarlas.
ü Principio de la
responsabilidad del control. La responsabilidad esencial para ejercer el
control es del gerente encargado de la realización de los planes.
ü Principio de la
eficacia de los controles. Las técnicas y sistemas de control son eficientes
si detectan e iluminan la naturaleza y causas de las desviaciones de los
planes, con un mínimo de costos u otras consecuencias indeseables.
Las técnicas de control tienden a
tornarse costosas, complejas y engorrosas. Los gerentes podri an absorberse
tanto en el control que pasarán más tiempo del que es recomendable tratando de
detectar una desviación. He aquí algunos ejemplos de control ineficiente: los
controles presupuestarios detallados que atan de manos a un subordinado, los
controles matemáticos complejos que limitan la innovación y los controles de
compra que retrasan las entregas y cuestan más que el bien comprado.
ü Principio de control
preventivo.
Cuanto
mayor sea la calidad de los gerentes en un sistema administrativo, menor será
la necesidad de controles directos.
La mayoría de los controles se
basan en gran medida en que los seres humanos cometen errores y con frecuencia
no reaccionan a los problemas corrigiéndolos adecuada y rápidamente. Cuanto más
preparados estén los gerentes, más fácil será que perciban las desviaciones de
los planes y tomen medidas a tiempo para evitarlas.
2. PASOS BÁSICOS DEL PROCESO DE CONTROL
A través del control, se verifica el desarrollo de algunos principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina y la unidad de mando y dirección. A su vez permite conocer en sus justos términos la eficiencia de algunos procedimientos utilizados.
El control incluye la vigilancia permanente para
asegurarse de si todo cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado.
La aplicación del control tiene efectos lógicos, que no deben desestimarse. Es
el hecho importante que debe producirse una acción correctiva, que permita encauzar o enmendar la actividad desviada.
Entre otras cosas el proceso de control, es
susceptible de aplicación a las funciones técnicas, financieras, administrativas, contables, comerciales y de seguridad
que desarrolla el llamado de
un gobierno de una empresa.
El proceso de control consta de un conjunto de
pasos perfectamente definidos y para que exista el mismo y tenga sentido y eficacia es necesario cumplir con ese requisito:
Tales pasos son:
·
Precisar la norma o base de control.
·
Apreciar y considerar lo que ha realizado.
·
Comparar los resultados con las normas o bases del control.
·
Califica esos resultados.
·
Aprobar o improbar los resultados obtenidos.
·
Introducir los correctivos a que hubiere lugar.
Todos esos pasos tiene un carácter
necesario; de lo contrario, el
proceso de control se desnaturalizaría y perdería su verdadero contenido y
efectividad.
3. TIPOS DE CONTROL Y ENFOQUES
TIPOS DE EJECUCION DE CONTROL
Todos los tipos de control están condicionados
por dos maneras de ejecución, que pueden ser previos o posteriores a la acción;
ambas formas tienen sus aspectos negativos y positivos.
a. El Control Previo: En materia
financiera es saludable y recomendable,
es especial para la administración pública, donde existen el peligro latente del peculado,
malversación de fondos, dolo y otras irregularidades que se dan con frecuencia
en ese campo. El control previo en otras actividades no es muy recomendable,
puesto que mantiene la acción canalizada y restringida a las normas
establecidas, lo que incide negativamente sobre la iniciativa, desarrolla las
restricciones, crea malestar en el personal, le resta capacidad de creación, pierde dinamismo y vigor; lo que en su
conjunto propende a generar malestar colectivo dentro de la organización y afectar su capacidad productiva.
b. El Control Posterior: Se basa en una buena organización, cuerpo social capaz, dirección y demás
condiciones favorables al control. Esta forma de control tiene, además, un basamento
esencial, que es un buen sistema de normas de control. Estas son aceptadas y
respetadas en la medida en que existan las condiciones señaladas. Por oposición, este
tipo de control estimula y desarrolla los aspectos sobre los cuales actuaba
negativamente el control previo. Los tipos de control están en relación
estrecha con las funciones más comunes de una empresa y abarcan las áreas de:
Producción, finanzas, ventas, personal, relaciones públicas, publicidad y propaganda, seguridad.
Todas estas actividades pueden controlarse con
uno o varios de los factores siguientes: Cantidad, calidad, costos, empleo del tiempo, efectividad, normas.
ENFOQUES DEL CONTROL BUROCRATICO
a. El control Preliminar: Se da antes que se inicie la operación y comprende políticas, procedimientos y reglas diseñados para garantizar que las actividades
planeadas se lleven a cabo en forma apropiada.
b. El control recurrente: Este control tiene lugar mientras se ejecutan los planes; es el núcleo de
cualquier sistema de control. En el piso de producción, todos los esfuerzos se
dirigen a producir la cantidad y calidad correctas de los productos programados
en el tiempo especificado.
c. Control de retroalimentación: Este tipo de control implica que se hizo una
recopilación y análisis de los datos de desempeño y que los resultados se enviaron a alguien en el proceso de corrección.
Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, están ejerciendo control concurrente, cuando señalan algo y corrigen el
desempeño inadecuado, utilizan la retroalimentación como forma de control.
4. LAS AUDITORIAS
4.1 Concepto: Es la investigación, consulta,
revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa. Es el
examen realizado por el personal calificado e independiente de acuerdo con
Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo
acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.
4.2 Objetivo: El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a
los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a
Directorio y las Gerencias.
4.3 Finalidad: Los fines de la auditoria son los aspectos bajo
los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:
2.
Indagaciones
y determinaciones sobre los estados financieros.
4.
Descubrir
errores y fraudes.
5.
Prevenir
los errores y fraudes
a.
Exámenes de
aspectos fiscales y legales
b.
Examen para
compra de una empresa( cesión patrimonial)
c.
Examen para
la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
6.
Estudios
generales sobre casos especiales, tales como:
4.4 Clasificación
Auditoria
Externa
es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado
por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre
la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene
trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada
por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a
los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
Auditoría
Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un
sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional
con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir informes
y formular sugerencias para el mejoramiento de la
misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a
los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Diferencias
entre auditoria interna y externa:
Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la
Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:
·
En la
Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,
mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
·
En la
Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el
caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para
terceras personas o sea ajena a la empresa.
·
La
Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su
vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la
facultad legal de dar Fe Pública.
5.PRINCIPIOS GENERALES APLICADOS AL CONTROL
Entre los principios generales de administración
aplicados al control, pueden citarse:
Principio de garantía del objetivo. El control debe
contribuir a la consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna
de las discordancias con los planes para emprender la acción correctiva. Todas
las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control
debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes
para indicar las correcciones que deban aplicarse par conseguir los objetivos.
Principio de definición de los estándares. El control debe basarse
en estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La
fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con precisión,
facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender
una acción de control más fácil y segura.
Principio de excepción. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y excepciones,
más eficientes serán los resultados de este control. El administrador debe
preocuparse más por los desvíos importantes que por las situaciones
relativamente normales.
Principio de acción. El control sólo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los
desvíos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas disposiciones
deben justificar la acción de control, que generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos más. Este principio también se halla correlacionado con
el costo
del control. Cuando éste es
mayor que costo ocasionado por los desvíos de la situación controlada, no se
justifica el control. El control es una acción eminentemente utilitaria y
pragmática: sólo debe realizarse cuando vale la
pena.
Principio de equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
Ningún control será válido si no se fundamenta
en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de actuación,
o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que
se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución
de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.
Principio de la oportunidad: El
control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se
efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación.
Principio de los objetivos: Se refiere
a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los
mismos.
Principio de las desviaciones: Todas
las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las
causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en
futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
Principio de la costeabilidad: El
establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente
en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un
control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que
se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo
que implican su implantación.
Principio de la excepción: El control
debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
Principio de la función controladora:
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función
controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico,
ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
6. REQUISITOS PREVIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL
Para que un sistema de control sea realmente
eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organización
se deben seguir los siguientes requisitos:
1. Ajuste Preciso de los
Controles a Planes y Puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los
planes para cuyo seguimiento se les diseño. Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que
les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los
planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben
ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas técnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estándar y diversas razones financieras, son de
aplicación general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las técnicas
mas usadas es completamente aplicable a una situación dada. De igual manera los
controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el
principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la organizacional revela quien es responsable de la
ejecución de los planes y de cualquier desviación respecto de ellos. Así,
mientras mas cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de
la organización en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirán
mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.
2. Ajuste Preciso de los
Controles a los Administradores en lo Individual: Los controles también deben ser ajustados a
cada administrador
en lo individual. El
propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir
a que cada administrador ejerza su función de control, si no son de un tipo tal
que resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la información que necesita en
forma tal que la comprenda y utilice.
3. Certeza de que los
Controles Señalan Excepciones en Puntos Críticos : Uno de los medios más
importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de
eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. En otras
palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeño planeado permiten a los
administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepción y
detectar las áreas que demandan su atención.
4. Búsqueda de Objetividad en
los Controles: La administración posee
necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal seria que la
determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de
consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, la personalidad
del administrador o del
subordinado puede influir en los juicios de desempeño y restarle precisión a
estos, pero a los individuos les resulta difícil eludir el control de desempeño , particularmente si las
normas y medidas se mantienen al día mediante revisiones periódicas. Este
requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de
normas objetivas, precisas y adecuadas.
5. Garantía de Flexibilidad de
los Controles: Los controles debe seguir
siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias
imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a
pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.
6. Ajuste del Sistema del
Control a la Cultura Organizacional: Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o técnica de control debe
ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde
las personas gozan de considerable libertad y participación, un sistema riguroso iría a tal punto contra la corriente
que estaría condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha
concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participación en al toma
de decisiones, un sistema de control generalizado y permisivo difícilmente
tendría éxito. Las personas con poco interés en participar o poco acostumbradas a hacerlo probablemente prefieran
normas y medidas claras e instrucciones especificas.
7. Economía De Los Controles : Los controles deben
justificar su costo. A pesar de la simpleza de este requisito, a menudo es difícil cumplirlo
en la practica, a un administrador puede dificultársele indagar que sistema de
control en particular justifica su costo o incluso a cuanto asciende este. La economía es relativa, ya que los beneficios varían de acuerdo con la importancia de
la actividad, las dimensiones de la operación, los gastos en los que podría incurrir en
ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin
embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costo,
ya que este dependerá en gran medida a su vez del hecho de que los
administradores seleccionen para efectos de control únicamente los factores
críticos de áreas importantes para ellos.
8. Establecimiento de
Controles que Inducen Acciones Correctivas: Un sistema adecuado revelará donde están
ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas, y garantizara la
aplicación de acciones correctivas. El control solo se justifica si las
desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeación,
organización, integración de personal y dirección adecuada.
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