EL ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS
Antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal.
Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que
están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas de información, al
menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa.
A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos.
A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos.
ANÁLISIS DE PUESTOS: Es el proceso que consiste en describir y
registrar el fin de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y
actividades, las condiciones bajo las que estas se llevan a cabo y los
conocimientos, actitudes y habilidades necesarios. El análisis del puesto de trabajo
a menudo da lugar a dos tareas principales: la descripción del puesto de
trabajo y la especificación de los requisitos del puesto de trabajo.
DISEÑO DE PUESTOS: Consiste en determinar las
actividades específicas que se van a desarrollar, los métodos utilizados para
desarrollarlas, y como se relaciona el puesto con los demás trabajos en la
organización.
Generalmente estas labores lo
realizan especialistas del Dpto de RR.HH que4 reciben el nombre de analista de
puestos, que se encarga de analizar cada puesto de trabajo y no de las personas
que lo desempeñan.
Las principales actividades
gerenciales vinculadas con la información sobre el análisis de puestos son:
·
Compensación
equitativa y justa.
·
Ubicación
de los empleados en los puestos adecuados.
·
Determinación
de niveles realistas de desempeño.
·
Creación
de canales de capacitación y desarrollo.
·
Identificación
de candidatos adecuados a las vacantes.
·
Planeación
de las necesidades de capacitación de recursos humanos.
·
Propiciar
condiciones que mejoren el entorno laboral.
·
Evaluar
la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los
empleados.
·
Eliminar
requisitos y demandas no indispensables.
·
Conocer
las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.
2 QUE INFORMACIÓN SE NECESITA PARA EL ANALISIS DE PUESTOS
Antes
de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos,
sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los
productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes
que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo,
informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y su
desempeño, se realizan los siguientes pasos:
1.
Identificación de puestos.
Es una
tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande, es posible
que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una
investigación directa con los empleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea
vigente, un análisis de puestos anterior resulta de mucha utilidad.
- Desarrollo
del cuestionario
Tiene
como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, conocimientos,
habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.
·
Identificación y actualización: se
procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así
como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar
esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a
otro puesto.
- Deberes
y responsabilidades: muchos formatos especifican el propósito del puesto y
la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una rápida descripción
de las labores. Los deberes y responsabilidades específicos permiten
conocer a fondo las labores desempeñadas.
- Aptitudes
humanas y condiciones de trabajo: describe los conocimientos, habilidades,
requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios para la
persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una
vacante o efectuar una promoción. Asimismo, permite la planeación de
programas de capacitación específica.
- Niveles de desempeño: en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles
Cuestionario
para el Análisis de Puestos
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Título del Puesto
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Departamento
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Supervisor
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Puesto del Supervisor
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Condiciones de Trabajo:
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Status:
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Días de trabajo:
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Horas por Día:
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Horas semanales:
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¿Se requiere viajar?
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SI NO
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De contestar SI, ¿qué tanto por ciento del
tiempo debe viajar?
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%
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Propósito:
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Describa el propósito general o
responsabilidad de este puesto.
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Tareas y responsabilidades principales:
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Tareas y responsabilidades secundarias:
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Responsabilidades de Supervisión:
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¿Requiere esta posición el supervisar
personal? Explique
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Responsabilidades de Educación:
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Escuela Superior Grado Técnico Bachillerato
Maestría Doctorado
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Especialización requerida
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Experiencia:
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¿Qué experiencia se requiere para este puesto?
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Habilidades Técnicas:
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¿Qué habilidades técnicas se requieren para esta posición?
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Condiciones Físicas:
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Describa las condiciones en las que se realiza
este trabajo
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Ejecutor de Registro
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Fecha
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Título
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Aprobado por
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Obtención
de datos.
El
analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas, manteniendo
en todos los casos la máxima flexibilidad, la información que se requiere para
hacer un análisis de puestos es muy extensa, y para conseguirla se pueden
utilizar los siguientes métodos:
ü METODO DE OBSERVACION
Método sencillo y directo. Consiste
en que un analista observa a la persona que desempeña el puesto y toma nota
pertinentes para describir lo que hace. La información incluye aspectos tales
como: ¿Qué hace?, ¿cuántas veces?, ¿por qué?, ¿durante cuánto tiempo?, ¿con
quién?
La desventaja de la observación es
que está limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos.
Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un
período tan prolongado de observación que4 este método resulta poco práctico.
Los trabajadores no participan en el estudio.
ü METODO DE ENCUESTAS
Herramienta sistematizada que
incluye todos los aspectos del
trabajo y del ambiente en el cual se
realiza.
Está estructurado por una serie de
ítems cerrados a los que el trabajador debe de responder. La respuesta de cada
ítems se puede ordenar jerárquicamente en función de criterios como: la
importancia de la actividad del puesto, frecuencia de realizar la tarea, etc
Facilitan la tabulación e
interpretación posterior de la respuesta dadas por los sujetos. La información
recogida con este tipo de cuestionario suele `perderse los aspectos
cualitativos.
El método de encuestas utilizando
cuestionarios tiene la ventaja de que permite obtener información de gran
número de empleados en un plazo relativamente corto.
Una gran desventaja es la
posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten erróneamente la
información. Además los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su
elaboración y ser caros.
Este método exige el mantenimiento
de una conversación personal con el titular del puesto, normalmente en el mismo
lugar de trabajo.
La entrevista puede ser complementaria
a los otros dos métodos y sus enfoquer se dirige a aclarar puntos dudosos en la
información previamente obtenida.
Las entrevistas tienen la ventaja de
que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la
comparación de la información obtenida de diferentes personas que ocupanh el
mismo puesto.
Se pueden clasificar las entrevistas
en: individuales y grupales.
La entrevista grupal se emplea
cuando un gran número de personas realizan un trabajo similar o idéntico, pues
de esta manera se obtiene datos sobre el puesto rápidamente y a bajo costo.
El principal inconveniente del
método de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige
prepararlas, acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva. Otro problema
a mantener en cuenta esla deformación de la información, ya que se puede
despertar expectativas infundadas o malentendidos involuntarios.
ü METODO MIXTO
La práctica más aconsejable es usar varios métodos de recopilación al mismo
tiempo.
La única combinación que no es conveniente, es el Método de Observación
con el Método de la Encuesta.
El principal inconveniente del método mixto, radica en el mayor costo,
doble proceso de ordenamiento de la información y consiguiente más disponibilidad
de tiempo.
3. INFORMACIÓN DE ANALISIS DE
PUESTOS
El análisis de puestos de trabajo implica
informar sobre los resultados obtenidos. Esta información se presenta en forma
de:
·
Descripción
de los puestos
·
Especificación
de los puestos.
ü DESCRIPCION DE LOS PUESTOS
La descripción de cargos es un proceso que
consiste en enumerar las tareas u ocupaciones que conforman un cargo y que lo
diferencian de los demás cargos que existen en la empresa, la periodicidad de
la ejecución de las ocupaciones o tareas y los objetivos del cargo. Básicamente
es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los
deberes y las responsabilidades que comprende.
ü ESPECIFICACION DE LOS PUESTOS
Es una lista de los requerimientos del
puesto, es decir, los conocimientos, las habilidades y las actitudes necesarias
para desempeñar eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una relación por
escrito de las características y capacidades personales requeridas para
realizar el trabajo.
La especificación puede presentarse como un
documento separado o como parte de la descripción del puesto. En el segundo
caso ambos se recogen en una ficha del
puesto de trabajo que deben de reflejar la siguiente información:
ELEMENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO
·
Título
del puesto.
·
Departamento
al que pertenece el puesto.
·
Fecha
en que se hace el análisis.
·
Nombre
del analista.
·
Resumen
del puesto.
·
Relaciones.
·
Responsabilidades.
·
Autoridad.
·
Nivel
de rendimiento a alcanzar.
·
Condiciones
de trabajo y ambiente.
·
Conocimientos,
habilidades, aptitudes, experiencia.
El conjunto de fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa
constituye el MANUAL
DE FUNCIONES, documento con el
que finaliza el proceso de análisis de puestos de trabajo.
4. QUE CONTENIDO SE NECESITA PARA UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
ü Descripción
de puestos:
Es una
explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros aspectos
relevantes de un puesto específico. Todas las formas para la descripción de
puestos deben tener un formato igual dentro de la compañía, para preservar la
comparabilidad de los datos.
Datos básicos: una
descripción de puestos puede incluir información como:
Ø El código
que se haya asignado al puesto (clave del departamento, si el puesto está
sindicalizado o no, el número de personas que lo desempeñan).
Ø Fecha,
para determinar si la descripción se encuentra actualizada o no.
Ø Datos
de la persona que describió el puesto, para que el departamento de personal
verifique la calidad de su desempeño y pueda proporcionar retroalimentación a
sus analistas.
Ø Localización:
departamento, división, turno (del puesto).
Ø Jerarquía,
para establecer niveles de compensación.
Ø Supervisor,
es la persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto y está vinculada de
muchas maneras con el desempeño que se logre.
Ø Características
especiales: régimen de pagos por tiempo extra, si se pueden pedir cambios de
horario, si debe existir disponibilidad para viajar, etc.
Ø Resumen
del puesto: después de la sección de identificación, suele continuarse con un
resumen de las actividades que se deben desempeñar. Es ideal que el resumen
conste de pocas frases, precisas y objetivas. Cada responsabilidad se describe
en términos de las acciones esperadas y se destaca el desempeño.
Ø Condiciones
de trabajo: no sólo las condiciones físicas del entorno en que debe
desempeñarse la labor, sino también las horas de trabajo, los riesgos
profesionales, la necesidad de viajar y otras características.
Ø Aprobaciones:
las descripciones de puestos influyen en las decisiones sobre personal. Es
preciso verificar su precisión. Esa verificación la puede realizar el
supervisor del analista, el gerente de departamento en que se ubica el puesto y
el gerente de personal.
ü Especificaciones
del puesto:
La
diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de puesto
estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define qué es el
puesto. La especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y
las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto. No es
frecuente separar enteramente la descripción de la especificación, resulta más
práctico combinar ambos aspectos.
Niveles de
desempeño:
El
análisis del puesto permite también fijar los niveles de desempeño del puesto,
con ello se consigue ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben
intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de
medición de resultados.
Los
sistemas de control de puestos poseen cuatro características: niveles, medidas,
corrección y retroalimentación.
Los
niveles de desempeño en un puesto se desarrollan a partir de la información que
genera el análisis del puesto. Cuando se advierten niveles bajos de desempeño,
se toman medidas correctivas. Las toma el supervisor, aunque en algunos casos
interviene el gerente. La acción correctiva sirve al empleado como
retroalimentación. En algunos casos, no es la conducta del empleado la que debe
corregirse, sino la estructura misma del puesto.
Cuando
los niveles especificados no son adecuados, constituyen un aviso para que el
personal adecuado proceda a tomar medidas correctivas.
5. EL DISEÑO DE PUESTOS COMO SISTEMA
El Análisis de Puestos es un proceso sistemático formado por un conjunto
de fases perfectamente definidas, en cada una de las cuales se llevan a cabo
una serie de acciones y se aplican un conjunto de técnicas. Eliminar algunas de
estas fases, o realizarla incorrectamente, tendría como consecuencia una
disminución de la fiabilidad y validez de los datos obtenidos y, como
consecuencia, del Análisis de Puestos.
6. EXPLIQUE Y DESCRIBA EL PERFIL DE UN PUESTO
Definición de Perfil de Puestos
Los
perfiles de puestos existen para identificar las funciones esenciales y la
responsabilidad de cada cargo en las instituciones. Al mismo tiempo, permite la
integración de recursos humanos asegurando, que los propósitos y objetivos de
la organización tengan mayor posibilidad de ser cumplidos.
La
definición de puestos se basa en conocer los requisitos y cualificaciones
personales exigidos para un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de
estudios, experiencia, características personales, etc. Son algunos de los
aspectos que la definición del puesto debe ofrecer para la planeación exitosa
de Recursos Humanos.
Por otra
parte la definición de puestos nos permitirá:
·
Desarrollar
metas de desempeño para cada puesto
·
Diseñar
entrevistas apropiadas para los candidatos a nuevos empleados
·
Determinar
si un candidato está calificado para realizar las actividades descritas en el
puesto
·
Calificar
y evaluar la estructura de recursos humanos de la organización
Datos que debe contener un perfil de
puesto
Los datos que debe contener un
perfil de puesto son los siguientes:
Ø Datos generales: edad, escolaridad, estado civil, sexo.
Ø Experiencia laboral: se refiere a la experiencia mínima requerida para el puesto, si es
necesaria.
Ø Conocimientos específicos: se refiere a los conocimientos necesarios mínimos que deba tener la
persona que ocupe el puesto.
Ø Aspectos generales de personalidad: se refiere a las actitudes o valores que
para el puesto dentro de tu empresa sean importantes. Estos guardan relación
directa con la cultura que exista en tu negocio.
Observa que elaborar los perfiles de
puesto implica imaginar qué tipo de persona (¿quién?)puede desempeñarse mejor en ese puesto. Esto va en
relación directa con las
características especiales y
el resumen del
puesto que previamente elaboraste
en la
descripción.
Y todo ello de conformidad con la cultura de tu empresa.
PERFIL DE PUESTO DE UN GERENTE
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