BALANCE
DE
Es un cuadro o
documento contable que en lista los movimientos y los saldos de
todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara
con el objetivo de comparar o verificar si todos los
cargos y abonos de los asientos de Diario han sido
registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.
2.1 Verificar
que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo
que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o
equilibrio.
A = P + C
2.2
Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las
cuentas en el Debe sea igual a la suma de los
movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma
del Diario sean correctas. Cargos = Abonos
2.3 Resumir
o sintetizar el proceso analítico que han tenido las cuentas en el
Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Análisis y Síntesis)
Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos.
a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobación y fecha de preparación.
b). Columnas de:
- Folio del Mayor de cada cuenta.
- Código y
nombres de las cuentas del Mayor.
- Movimientos
deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos
movimientos.
- Saldos
deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.
4. PREPARACIÓN:
Este cuadro se
prepara al final de cada periodo y se debe hacer cumpliendo los
siguientes pasos de su procedimiento:
1. Traslado de
las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. (estas sumas se
toman de las que se hicieron previamente y anotaron a lápiz
en cada una de las cuentas). La anotación incluye los datos del folio del
Mayor , códigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de
los folios o de los códigos de las cuentas.
2. Suma de las columnas del Debe
y Haber del Balance.
3. Determinación
de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y
anotación de los saldos deudores ó acreedores, según como corresponda.
4. Suma de las
columnas de saldos deudores y acreedores del Balance
5.
IMPORTES Y COMPROBACION:
El balance de
comprobación representa las Sumas del debe y del haber del libro diario, los
cuales tienen que ser equivalentes a las sumas del debe y del haber del libro
mayor, es decir, mediante el balance de comprobación se comprueba o se verifica
si los importes de ambos libros coinciden correctamente. Este hecho indica que
por cada cargo existe una cantidad igual de abono.
6. PERIODICIDAD:
Periódicamente (mensual o trimestralmente) se
deberá elaborar un informe denominado balance de comprobación. Este balance no
es sino una lista de TODAS las
cuentas contables de la empresa, con su código, denominación, sumas y saldos.
La finalidad de este informe es doble:
- Obtener
información del patrimonio de la empresa con una cierta periodicidad.
- Detectar posibles errores
contables para su corrección.
LA HOJA DE TRABAJO
Es un documento
importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro
del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, en esta
hoja puede escribirse a lápiz
a)Hoja de trabajo-ajustes. La hoja de trabajo, llamada por algunos
autores papel de trabajo, es una
forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información,
con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y
pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
. El formato consta de las siguientes
partes:
Encabezamiento: formado por la razón
social, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora.
Secciones:
Ø Número de orden de las cuentas
Ø Nombre de las cuentas con su código
Ø Balance de comprobación con débitos y
créditos
Ø
Ajustes con
débitos y créditos
Ø Balance ajustado con débitos y créditos
Ø Ajustes por inflación
Ø Balance ajustado por inflación
Ø Ganancias y pérdidas con débitos y créditos
Balance general
con débitos y créditos. A esta sección
se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas o
aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se
escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro
mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre
el total de débitos y el de créditos.
Hoja de trabajo-ajustes
por inflación. A esta sección
se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por
inflación, de acuerdo con las normas vigentes
Hoja de trabajo-balance
ajustado. Para
diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes
del libro mayor y balances, así:
ü
Las cuentas que
no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la
sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado,
a su respectiva columna según sea débito o crédito
ü
Las cuentas que
tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de
ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance
ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe
+ debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo
del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber +
haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas
iguales.
Hoja de trabajo -balance ajustado por
inflación. En esta
columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance
ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del
balance ajustado.
Hoja de trabajo
-balance general. A esta sección
se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance
ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente
incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial;
además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se
registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del
activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad
del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las
secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.
Hoja de trabajo-columna
cuentas y codificación. Se registra
ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como
referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del
libro mayor.
Hoja de
trabajo-elaboración. Para el
proceso de elaboración de la hoja de trabajo se tiene en cuenta:
En la columna cuentas y codificación. Balance de comprobación o balance de prueba
Ajustes
Balance ajustado
Ajustes por inflación
Balance ajustado por inflación
Ganancias y pérdidas
Balance general.
Hoja de trabajo
-ganancias y pérdidas. A la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las
cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las
cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las
cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor
de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance
de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa
directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta
determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la
columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario
periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas
de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de
costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta
nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y
pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y
pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los
créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se
ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia
se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar
sumas iguales.
b)Preparación de hoja de trabajo: Forma para preparar una hoja de trabajo:
1) Se escribe el encabezamiento en 3 líneas; se centra cada partida del mismo.
2) Se escriben los encabezamientos de las columnas.
3) Se anotan los datos de la Balanza de Comprobación.
4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambIén junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.
5) Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situación.
6) Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.
7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situación.
8) Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).
9) Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de Situación.
10) Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Estado de Situación. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:
El Estado de Resultado
El Balance General
Los asientos de ajuste del diario
Los asientos de cierre del diario
1) Se escribe el encabezamiento en 3 líneas; se centra cada partida del mismo.
2) Se escriben los encabezamientos de las columnas.
3) Se anotan los datos de la Balanza de Comprobación.
4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambIén junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.
5) Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situación.
6) Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.
7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situación.
8) Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).
9) Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de Situación.
10) Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Estado de Situación. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:
El Estado de Resultado
El Balance General
Los asientos de ajuste del diario
Los asientos de cierre del diario
Caso Practico
